6. 并结合本公司自身的实际情况而制定本制度。本制度的适用范围涵盖公司总部以及所属的各个单位的会计档案管理工作。公司在进行会计核算等相关过程中，会接收或形成会计档案，它记录并反映了单位的经济业务事项，具有保存价值，其形式包括文字、图表等各种类型，同时也包含通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。财务部门承担会计档案管理职责，需负责会计档案的整理、装订、保管以及定期归档等工作。要依据国家相关规定和本制度的要求，对会计档案进行分类、编号以及编目等操作，以此确保会计档案的规范化管理。同时，需建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定执行查阅、借阅审批手续，以保障会计档案的安全。定期清查和核对会计档案，若发现问题需及时报告并处理。负责会计档案的销毁事宜，要按照规定程序进行审批以及销毁。档案管理部门的职责包括协助财务部门完成会计档案的整理、装订等前期工作，为其提供必要的档案管理设备和场地支持。对财务部门移交过来的会计档案进行统一保管，并且按照档案管理的要求进行存放和管理。

建立会计档案检索目录，这样能方便进行查阅和利用。要配合财务部门做好会计档案的查阅、借阅等服务工作，并且对查阅、借阅情况进行记录。各部门有职责，应及时把涉及会计核算的资料提交给财务部门，以确保会计档案的完整性。在工作过程中，若需要查阅会计档案，就应按照规定的程序办理查阅手续。 - 记账凭证是作为登记账簿的依据的凭证。会计账簿包含其他辅助性账簿。总账开设账户依据总分类科目，用于登记全部经济业务，进行总分类核算，能提供总括核算资料，它是分类账簿；明细账依据明细分类科目设置，用来对某一类经济业务进行明细核算，它是账簿；日记账按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记，它是账簿；固定资产卡片是用来记录固定资产详细信息的卡片。财务会计报告包含月度、季度、半年度、年度财务会计报告。企业对外提供的文件反映了企业某一特定日期的财务状况以及某一会计期间的经营成果和现金流量等会计信息，此文件即财务会计报告，它包括会计报表、会计报表附注以及财务情况说明书等。

每月月底之后，由会计人员对该月的会计凭证展开整理工作。按照凭证编号的先后顺序，去检查凭证的日期是否齐全，编号是否齐全，摘要是否齐全，金额是否齐全等。同时，也要检查附件是否完整。对于不完整的凭证，应当及时进行补充或者更正。接着，把整理好的凭证按照顺序进行排列。然后，摘除凭证内的金属物。对于大于记账凭证的原始凭证，要进行折叠，让其大小与记账凭证保持一致。每本凭证大概按 25 张装订成一册，用棉线在左上角牢固装订。要在封面上写明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码以及凭证张数等相关内容。装订后的凭证需加设封面和封底，封面要注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数，还有会计主管人员和装订人员的签章等。会计账簿在年度终了后，各种账簿在完成结转下年以及建立新账的操作后，通常应把旧账集中起来进行统一管理。对于活页账，要把空白账页抽出来。接着，把账页依次进行编号。然后，将编号后的账页装订成册。之后，给装订好的账册加具封面。最后，在封面上注明单位名称、年度、账簿名称、页数等内容。

订本账需保持原装订成册，不可随意拆封。要在账簿启用表上注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数以及记账人员和会计主管人员姓名，同时加盖名章和单位公章。财务部门需编造会计账簿的清册，然后将其移交至档案管理部门进行保管。财务会计报告需要依次编写页码，加具封面，将其装订成册，并且加盖公章。封面上需注明单位名称、年度、月份、季度以及报告名称等相关内容，并且要由单位负责人、主管会计工作的负责人以及会计机构负责人（会计主管人员）进行签名并盖章。财务会计报告由财务部门编制清册，之后移交至档案管理部门进行保管。对于其他会计资料的整理与归档方面，银行存款余额调节表和银行对账单应按照月或季度进行整理，然后与会计凭证一同装订成册。1. 保管期限方面，会计档案的保管期限分为永久和定期这两类。其中，定期保管期限通常分为 10 年和 30 年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

保管期限为 10 年的会计档案包含：月度财务会计报告，季度财务会计报告，半年度财务会计报告，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表。档案管理部门需设置专门的会计档案保管库房，并且要配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等必要设施，以此来确保会计档案的安全。同时，会计档案应进行分类存放，按照年度、类别、保管期限等顺序进行排列，这样便于查找和利用。对于电子会计档案，需利用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片这类磁性介质或者光盘等存储介质来进行存储，并且要定期进行备份，将其存放在不同的地方。档案管理部门应当构建会计档案保管台账，把会计档案的名称、数量、起始年度、保管期限、存放位置等信息详细地记录下来，这样便于进行管理以及查询。公司内部人员查阅会计档案时，需进行以下操作：首先要填写《会计档案查阅申请表》，在表中注明查阅日期、查阅内容以及查阅目的等信息。接着，该申请表需经所在部门负责人签字同意，然后报给财务部门负责人进行审批。财务部门负责人会依据查阅申请来进行审批，一旦批准，就会由财务人员陪同查阅，并且在查阅现场进行监督。查阅人员需在规定的地点去查阅会计档案，不可以把会计档案带出指定地点，绝对禁止在会计档案上进行涂画、拆封以及抽换的行为。

查阅完毕后，需将查阅的会计档案归还至财务部门。财务人员核对无误后，要在《会计档案查阅申请表》上注明归还日期并签字予以确认。外单位若因工作需要查阅或借阅公司会计档案，应持有单位介绍信。经公司财务部门负责人以及公司领导批准后，方可办理查阅或借阅的相关手续。借阅会计档案时，借阅人员需填写《会计档案借阅申请表》。此表要注明借阅日期、借阅内容、借阅目的以及归还日期等信息。经批准后，由财务人员把会计档案交给借阅人员，同时办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的期限内归还会计档案。倘若需要延期归还，就应提前办理续借手续。借阅人员要妥善保管所借的会计档案，不能把档案转借他人，也不能擅自去复制、摘录会计档案的内容。倘若因为特殊情况而需要复制会计档案，那就得经过公司财务部门负责人以及公司领导的批准，并且要在财务人员的监督下进行复制。借阅结束后，借阅人员需把所借的会计档案归还给财务部门。财务人员在核对无误后，要在《会计档案借阅申请表》上注明归还日期并签字确认。2. 具体程序：由财务部门与档案管理部门一同提出销毁意见，然后编制《会计档案销毁清册》，该清册需列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限以及销毁时间等内容。

财政部门在销毁会计档案时，应当由同级的审计部门派出人员参加监销。不得销毁的会计档案，若保管期满但其中的债权债务原始凭证未结清，以及涉及其他未了事项的会计凭证，不得进行销毁。对于纸质会计档案，应当单独抽出立卷；对于电子会计档案，应当单独转存。这些单独抽出立卷或转存的会计档案，应保管到未了事项完结之时为止，并且应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中予以列明。1. 公司内部的监督工作，财务部门需定期对会计档案管理工作展开自查，对会计档案的整理情况进行检查，对会计档案的归档情况进行检查，对会计档案的保管情况进行检查。

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